Có thể nói tư vấn là quá trình giãi bày tâm sự, người cán bộ tư vấn có vai trò tạo môi trường để đối tượng tin tưởng mà tâm sự, vì vậy muốn đạt được mục đích, người cán bộ tư vấn nên hiểu và làm theo những bước sau đây:
Bước 1: Làm quen, thiết lập mối quan hệ, gây thiện cảm với khách hàng
Đón tiếp niềm nở, thân tình. Phục trang lịch sự, gần gũi, biết cách trấn tĩnh, làm khách hàng tin tưởng.
Đối với nạn nhân bạo lực gia đình, đa số đều có tâm lý ngại ngần, mặc cảm, xấu hổ bởi tình trạng mình đang gặp phải. Họ khó khăn khi chia sẻ những trải nghiệm, những nỗi đau do bạo lực gia đình gây ra. Họ có thể cảm thấy tự ti khi nghĩ rằng bị bạo lực gia đình là điều xấu hổ và mình đã sai khi để mình bị rơi vào tình trạng bạo lực gia đình. Do vậy, trong giai đoạn bước đầu khi làm quen, thiết lập mối quan hệ, cán bộ tư vấn cần quan tâm nhưng không quá vồ vập, tạo cảm giác sẵn sàng lắng nghe, giúp đỡ, chia sẻ nhưng không tò mò, đánh giá về thân chủ.
Đối với người gây bạo lực gia đình, họ lại mang trong mình những mặc cảm vì đã từng gây ra những xô xát, bạo lực với các thành viên trong gia đình nên đôi khi họ e dè, thu mình, không muốn chia sẻ, tìm kiếm sự giúp đỡ, tư vấn vì e ngại bị đánh giá. Với những đối tượng này, cán bộ tư vấn cần động viên để họ tự tin hơn, đảm bảo rằng không có sự phán xét, đánh giá nào trong quá trình tư vấn.
Bước 2: Hỏi thăm tình hình, nắm bắt thông tin
Thu thập thông tin về đặc điểm nhân khẩu học của khách hàng, về nhu cầu của khách hàng, mở rộng tìm hiểu những thông tin liên quan đến mối quan hệ của khách hàng, liên quan đến vấn đề khách hàng đang gặp phải và nhu cầu của khách hàng.
Đối với trường hợp bạo lực gia đình, cán bộ tư vấn cần biết được những thông tin về nguyên nhân, tình trạng, giải pháp đã được đưa ra. Hoàn cảnh gia đình, điều kiện kinh tế, y tế, an sinh xã hội… của nạn nhân và người gây bạo lực gia đình cũng cần được tìm hiểu để có thể hình dung những yếu tố tác động về bạo lực gia đình, từ đó phát hiện những vấn đề khúc mắc có thể tư vấn, giúp đỡ.
Bước 3: Cung cấp thông tin/kỹ năng cần thiết
Sau khi tìm hiểu, nắm bắt được thông tin cơ bản của thân chủ, những vấn đề họ đang gặp phải và cần sự giúp đỡ, hỗ trợ, cán bộ tư vấn sẽ lựa chọn để cung cấp những thông tin cần thiết, phù hợp với nhu cầu của thân chủ.
Bước 4: Kiên nhẫn giải thích
Người được tư vấn có hiểu biết, nhận thức và tính cách khác nhau, khi họ tìm đến nhà tư vấn cũng có nghĩa là họ đang gặp phải những vấn đề cần có sự hỗ trợ, chia sẻ từ những người có trình độ chuyên môn, kiến thức. Đặc biệt đối với các vụ việc bạo lực gia đình, khi tìm đến cán bộ tư vấn có nghĩa là thân chủ cũng phải vượt qua những mặc cảm, ngần ngại dù họ là nạn nhân hay người gây bạo lực gia đình. Do vậy, cán bộ tư vấn cần kiên nhẫn động viên để họ nói ra những vấn đề của mình, giải thích khi họ có những điều không hiểu.
Bước 5: Giúp thân chủ lựa chọn giải pháp phù hợp cho vấn đề của mình
Một trong những đặc trưng của hoạt động tư vấn là cán bộ tư vấn sẽ đưa ra giải pháp cho những khúc mắc, khó khăn mà thân chủ đang gặp phải. Đó cũng là mục tiêu của cuộc tư vấn và cuộc tư vấn sẽ thành công bước đầu nếu thân chủ và cán bộ tư vấn tìm được giải pháp cho vấn đề gặp phải.
Cần lưu ý rằng những giải pháp đưa ra phải phù hợp với hoàn cảnh, nhu cầu của thân chủ và đảm bảo tính khả thi cũng như phù hợp với điều kiện kinh tế – xã hội, văn hóa của cộng đồng nơi thân chủ đang sống.
Bước 6: Khái quát, thống nhất những điểm chính, hẹn gặp lại.
Sau khi kết thúc quá trình tư vấn, cán bộ tư vấn có thể tóm lược lại những nội dung trao đổi, những ý chính, những giải pháp được đưa ra. Điều này sẽ giúp thân chủ ghi nhớ những thông tin quan trọng của cuộc tư vấn. Cán bộ tư vấn cũng nên tiếp tục động viên, dặn dò việc thực hiện những giải pháp và hẹn gặp lại thân chủ.